¿Cómo hacer una planificación semanal de trabajo?

Ser lo más eficiente que se pueda durante las horas laborales no siempre resulta fácil. Quienes tienen la suficiente experiencia, no les hace falta más que un simple lápiz y papel y listo. Mientras que personas como nosotros, necesitamos medios para hacer una planificación semanal y que esta nos ayude con nuestros objetivos.

5 Pasos para elaborar una planificación semanal de trabajo

La intención de los siguientes pasos que mencionaremos y describiremos tiene como objetivo brindarte una ayuda para tu planificación. De este modo, tu eficiencia y eficacia como trabajador deberá aumentar si los sigues al pie de la letra.

Ten en cuenta que sin importar el cargo que tengas, estos pasos te servirán de alguna u otra manera. Todo esto lo tendrás que adaptar a tus necesidades laborales.

Crea una lista con las tareas y actividades pendientes

Este es el primer paso para estar al día en tu puesto de trabajo o función que cumplas en una determinada empresa. No es recomendable empezar labores y tareas si todavía hay algunas pendientes o a medias por completar.

Es así cómo puedes hacer uso de un cuaderno o una simple hoja en Word para crear una lista de todas aquellas actividades que tienes pendiente. Para que se te haga más fácil, puedes categorizarlas a través de las siguientes etiquetas:

1. Por fecha de inicio o fecha de entrega 
2. Por prioridad o urgencia
3. Por tipo de trabajo
4. Por uso de aplicaciones, herramientas o plataformas digitales

Evita el típico problema que muchos comenten de solo colocar un título de su tarea y no detallar lo que tienen que hacer. Mientras más información le brindes a cada tarea pendiente, será mucho mejor para ti a la hora de ejecutar o finalizarla. 

Tener un texto explicativo para cada tarea te puede ayudar a seguir pasos e indicaciones, o bien facilitarles el trabajo a quienes trabajan contigo.

Establece fechas límites para cada una de tus tareas y labores

Es muy común ver planes de trabajo semanales sin fechas límite. Es comprensible que sea de esta manera, ya que lo importante es finalizarla. Sin embargo, trabajar con una empresa no es muy recomendable, puesto que las funciones y tareas se van retrasando y acumulando.

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Por ello, lo ideal es colocarles una fecha límite en la que debas cumplir con esa tarea. Es por esta razón que resulta indispensable conocer cuál es el tiempo que te va a tomar cumplir con una labor en particular.

A raíz de este simple dato, es que podrás asignarle una fecha límite. Ten en cuenta que siempre ocurrirán situaciones que no tienes prevista y que logran retrasar tu trabajo. Por ello, si la fecha límite que consideras ideal es de 7 días, agrega un día más en caso que te veas retrasado por algún u otro motivo.

Darle prioridad a las tareas que consideres importantes

Una vez que hayas catalogado tus tareas y proporcionado un tiempo límite, es cuando vas a decidir cuáles son las más importantes o relevantes. Es comprensible que todas las labores sean igual de importantes, pero siempre habrá algunas que tienen más prioridad y necesitan ser acabadas cuanto antes.

Es así como debes considerar tus horas laborales, la cantidad de trabajo pendiente, las fechas límites y demás variables. Eso sí, evita a toda costa la procrastinación. De lo contrario, no podrás cumplir con los tiempos establecidos por ti mismo y te verás ahogado en un mar de trabajo pendiente.

Actualiza tu plan de trabajo semanal todas las semanas

En caso que tengas que hacer cambios semanales y tus labores se pueden cumplir todos los días, deberás mantener actualizado tu plan semanal. Ahora bien, no es estrictamente necesario que sea de esta manera, puesto que hay personas que tienen un conocimiento total de su tiempo dentro de una empresa.

De tal manera que pueden hacer planes de trabajo hasta para tres semanas y actualizarlas cada tanto al mes. Solo recuerda que tu plan laboral tiene que ser moldeable y modificable. Esto en caso de que surja algún cambio imprevisto y toda tu planificación no se vea afectada.

Establece el tiempo necesario para tu descanso durante la semana

Hay quienes consideran que esto no es tan necesario o prioritario. Pero se tiene muy claro que un trabajador que no logra descansar bien su cuerpo y mente a la larga no termina rindiendo en lo absoluto.

Además, tú mismo tienes que velar por tu bienestar mental y física. Por ello, como último paso y recomendación es que agregues a tu plan de trabajo cierta cantidad de minutos al día para tomar un descanso.

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Si trabajas desde casa, es mucho más fácil hacer esto, ya que puedes descansar cada tanta hora y seguir cumpliendo con tus funciones. De hecho, se puede ver una mejora en cuanto al rendimiento si la persona lleva un estilo de vida laboral de esta manera.

Por ejemplo, de 7 am hasta las 10:30 am full trabajo. Luego tomas un descanso de alrededor de 20 minutos y vuelves a tus labores. La hora del almuerzo será tu segundo descanso para luego continuar con una jornada de 3 horas seguidas. A partir de aquí puedes tomar otro descanso y trabajar un par de horas más.

¿Qué es un plan de trabajo semanal?

Son herramientas que pueden tener un formato tradicional o digital el cual permiten la gestión de tareas y actividades dentro de una empresa, puesto de trabajo o función que la persona esté ejecutando.

Gracias a un plan de trabajo semanal, toda persona se puede gestionar en el tiempo y puede dedicarle cierta cantidad de tiempo a cada tarea que deben cumplir en el horario establecido.

Gracias a estos planes de trabajo semanal, es posible tener un horizonte al cual seguir y convertirse en una persona o trabajador más proactivo. Hay que tener en cuenta que otra de las funciones que cumple esta herramienta es darnos un panorama mucho más claro de lo que se tiene que hacer.

¿Por qué es importante planificar la semana de trabajo?

Dentro de las razones que podemos mencionar respecto a la importancia de un plan de trabajo, se encuentran:

1. Podrás determinar cuál es el tiempo que te toma hacer un único trabajo o tarea durante la jornada laboral. Es así como en el futuro sabrás cuánto tiempo necesitas para cumplir con una tarea en específico.
2. Puedes personalizar tus tareas con el fin de clasificarlas a través de colores. Puedes hacer la categorización bien sea por el tipo de trabajo, si se trata de un proyecto o bien la urgencia con la que se tiene que cumplir
3. Se te hará mucho más fácil gestionar tu agenda personal y profesional. De esta forma, podrás asignarte periodos de descanso para no agobiarte de tanto trabajo
4. Te permite determinar si es necesario precisar de otra persona y cada cuánto necesitas su apoyo o servicios.
5. El plan de trabajo semanal también te permite saber y determinar cuáles son los recursos y materiales que necesitarás para cada labor. Esto en caso de necesitarlo.
6. Te facilita mucho determinar cuáles son los trabajos en los que estás laborando, aquellos que están paralizado o los que no has iniciado aún.

Beneficios de usar un plan de trabajo semanal

Ahora bien, sabiendo las ventajas de cualquier plan de trabajo, es momento de mencionarte algunos beneficios del mismo, tales como:

1. Te permite tener una mayor claridad de cuáles son tus objetivos y qué es lo que te hace falta para conseguir cumplirlos.
2. Podrás hacer una autoevaluación o una evaluación completa a la empresa para la cual trabajas
3. Se te hará mucho más fácil poder organizar equipos de trabajo en caso que estés a cargo de más personas o sea el líder de un grupo laboral.
4. Estarás en la capacidad de medir cuál es el progreso que tienes a medida que van pasando las semanas. Con cada semana finalizada, sabrás qué hiciste, cuáles fueron los resultados y si estos fueron los que se esperaban.
5. Todo plan de trabajo semanal bien desarrollado te abre la vista ante los posibles problemas.
6. Serás capaz de tomar decisiones mucho más sensatas y en pro de tu puesto laboral o de la empresa.

Resumen

Como notarás, no se trata de un capricho profesional o empresarial, sino que más bien es una forma de gestionarse con mayor eficiencia y obtener excelentes resultados a fin de mes.

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Además, todo plan de trabajo se puede modificar y adaptar sin importar el tipo de empresa para la que trabajes o bien si lo haces por cuenta propia. De cualquier manera, esto te ayudará a tener una mejor gestión de tu tiempo.

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